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O que é gestão da carteira de locação?

O mercado imobiliário apresenta diversidade de oportunidades e frentes de operação. Contudo, quando o assunto é aluguel de imóveis, é preciso entender que há um conjunto de práticas de mercado, atividades e rotinas que estão além da etapa comercial e que são primordiais para o sucesso da imobiliária no mercado de locação de imóveis. Nesse artigo, você saberá o que é gestão da carteira de locação, seus principais desafios e as habilidades necessárias para que a gestão da carteira de locação seja efetiva e gere bons resultados.

Locação e o mercado imobiliário

Você sabia que cerca de 80 a 85% das imobiliárias focam na área de compra e venda de imóveis? Seja a venda de lançamentos (imóveis novos) ou de imóveis usados.
Entretanto, apenas 15 a 20% atualmente concentram suas energias em locação. E este é um mercado imenso: fazendo uma estimativa conservadora, somente imóveis residenciais são cerca de 13,3 milhões aluguéis, segundo os últimos dados da PNAD/IBGE.
Segundo Rafael Aquino, especialista de mercado imobiliário do Expert,

“se o valor médio mensal de aluguel for de R$ 1.000,00, estamos falando de um mercado de cerca de R$ 160 bilhões por ano. Considerando imóveis comerciais, este número pode ser próximo do dobro deste valor.”

Porém, mesmo apesar das altas cifras envolvidas, o mercado de locação no Brasil ainda é pouco profissionalizado como “negócio”. Por exemplo: uma demonstração disso é o fato da Lei do Inquilinato, que desde 1991 regula este mercado, ter recém completado 30 anos.

O que é gestão da carteira de locação?

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Denominamos “carteira de locação” o conjunto de contratos (e respectivos imóveis) que uma imobiliária ou corretor possui na modalidade de administração da locação. Ou seja: ela corresponde ao número de contratos ativos de locação sob gestão da imobiliária.
Então, se tratando de locação, existem duas possibilidades de atuação de uma imobiliária:

Intermediação

Em primeiro lugar, a intermediação se trata basicamente de fazer a conexão entre um imóvel (e seu proprietário, o locador) e um potencial inquilino (o locatário).
Muitas imobiliárias ou corretores autônomos atuam somente na intermediação da locação. Elas fazem a captação e divulgação do imóvel, acompanha possíveis inquilinos em visitas e cuidam de outros detalhes burocráticos. Por fim, elas ficam responsáveis pelo processo jurídico-administrativo da locação até a assinatura do contrato entre proprietário e o inquilino, terminando aqui sua atuação.

Administração da locação

Nesta modalidade, o proprietário transfere à imobiliária (ou ao corretor) a responsabilidade por gerir o contrato de locação durante toda a sua vigência e por zelar pela integridade do imóvel, ou seja, cuidar do patrimônio daquele proprietário.
Logo, uma imobiliária que tem seus contratos de locação nesta modalidade precisa realizar a gestão da sua carteira de locação, que nada mais é que a administração de todos os imóveis alugados através da imobiliária.
Uma boa frase que resume o serviço de administração de locação, dita por um cliente EPAR EXPERT é:

“o proprietário do imóvel concorda em remunerar a imobiliária [por meio da taxa de administração da locação] para que ela assuma ‘a dor de cabeça’ que ele [o locador] não quer ter”

Além das atividades da intermediação, a imobiliária também cuida de toda a relação financeira do contrato. Isso engloba desde a emissão dos boletos de aluguel, passando pelo controle de recebimentos e repasses financeiros aos locadores, até a emissão das DIMOBs, que os locadores precisam encaminhar à Receita Federal, para fins de tributação.
A imobiliária cuida também de todas as tratativas e do atendimento aos locatários e suas demandas. Por exemplo:

  • Problemas eventuais de reparo e manutenção do imóvel;
  • Negociações de valores ou condições do aluguel;
  • Solução de problemas junto a condomínios;
  • Diversas outras necessidades que surjam de quaisquer das partes relacionadas ao imóvel.

Conheça os 2 principais desafios da gestão da carteira de locação

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É comum que imobiliárias encontrem inúmeros desafios na gestão da sua carteira de locação. Isso acontece, principalmente, devido à grande quantidade de tarefas, burocracias e processos que estão inclusos nessa gestão. Rafael Aquino destaca dois dos principais desafios enfrentados pelas imobiliárias que atuam com locação:

Captação de imóveis

Quase a totalidade das imobiliárias e dos corretores reportam desafios na captação dos imóveis. Afinal, imóveis são os produtos que as imobiliárias precisam ter em suas “prateleiras” para prosperar.
Entretanto, a questão é que quando se trata de estratégias e ferramentas de captação, não existe resposta pronta ou fórmula mágica. Cada localidade tem sua realidade.
Por exemplo, em uma cidade que culturalmente os proprietários e os inquilinos operam de forma direta, sem um intermediário, o principal desafio para as imobiliárias é formar e desenvolver seu mercado.
Já em mercados muito competitivos, observados na maioria das grandes cidades brasileiras, existe um número amplo de imobiliárias com atuação bastante local, que seguem políticas comerciais praticadas pelos demais players, sem muita diferenciação entre os serviços prestados por uma ou por outra.

A questão é: na prática, por que um proprietário vai deixar o patrimônio dele com você e não com outro?

Para responder essa pergunta, podemos fazer uma sequência de outras questões para direcionar estratégias de captação de imóveis:

  • Os proprietários dos imóveis alvo te conhecem e conhecem a sua imobiliária?
  • Se não, como podem passar a conhecer e, mais que isso, reconhecer?
  • Existem pessoas especializadas em captação de imóveis na sua equipe?
  • São usadas ferramentas ou métodos estruturados de captação de imóveis?
  • O modelo de remuneração para captação de imóveis é atrativo para profissionais de alta performance?
  • Você tem dedicado tempo e energia, que seja 1 hora diária, para relacionamento com clientes e parceiros e para dar o exemplo para sua equipe de como fazer mais captações?

Falta de tempo: Gestor “faz tudo” ou “bombeiro”

Muitos diretores, sócios ou donos de imobiliárias se veem como um “faz tudo”. Por isso, são eles quem:

  • cuidam do comercial, incluindo a captação, divulgação, visitas e a negociação;
  • lidam com fornecedores de vistoria, seguros, garantias, cadastro e crédito;
  • Realizam a gestão do financeiro, do administrativo, do jurídico, do atendimento, do relacionamento, da emissão de boletos, de cobrança e da solução de problemas.

Por outro lado, tem também os gestores que se veem como “apagadores de incêndio”: o solucionador geral de problemas do seu time. Celular não para, e-mails, WhatsApp, reclamações, prejuízos, contratações, demissões, sistemas… Mesmo não estando no operacional diretamente, as “coisas” ainda chegam para que ele (ou ela) resolva e dê a palavra final. Isso acontece principalmente com problemas maiores ou crises, quando locatários e/ou locadores já estão insatisfeitos.
Muitas vezes, pelo tamanho de sua carteira de locação ou outras questões, essas imobiliárias não possuem ainda uma estrutura profissionalizada de back office. Ou seja: ainda não estão formalizadas as áreas administrativa, financeira, jurídica, contábil etc.
Então, a consequência disso é serem consultados o tempo todo, seja pela equipe interna, seja pelos próprios clientes, para solucionarem problemas do dia a dia.

Como vencer os desafios: O que é necessário para uma boa gestão da carteira de locação?

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Um dos principais motivos da maioria das imobiliárias e corretores imobiliários não atuarem com locação é que, para prestar esses serviços, são necessários dois grupos bastante distintos de competências e habilidades:

Habilidades comerciais

Primeiramente, essas habilidades estão mais relacionadas à capacidade de intermediação de negócios, com caráter transacional. Afinal, ela é mais próxima a realidade da atuação das imobiliárias e corretores quando atuam com venda de imóveis. São elas:

  • Capacidade de atrair, abordar e convencer proprietários para que estes solicitem ou permitam a divulgação de seus imóveis para locação;
  • Desenvoltura para atender potenciais inquilinos;
  • Habilidade de negociar as condições dessa prestação de serviços para os locadores e suas contrapartidas financeiras e também com os locatários, para que atendam às expectativas das partes.

Habilidades administrativo-processuais

Já essas habilidades são mais ligadas à gestão interna do negócio, as áreas de suporte e de back office, comumente relacionadas a tarefas de rotina e burocráticas.

  • Capacidade de estabelecer e desenvolver processos gerenciais e rotinas administrativo-financeiras para executar os serviços pactuados com locadores e locatários.
  • Envolve habilidades de gestão de processos, de rotinas financeiras, contábeis, jurídicas, de atendimento aos Clientes, auditoria de processos e checagem de satisfação destes clientes ao longo da prestação dos serviços.
  • Habilidades de seleção, formação e desenvolvimento de pessoas que estarão à frente da execução desses processos, de avaliação de desempenho do negócio, de sistemas de apoio, contratação de serviços acessórios;
  • Credenciamento de fornecedores e de parceiros estratégicos, tais como serviços de vistoria, reparo e manutenção de imóveis, garantias locatícias, sistemas de gestão (ERPs, CRMs etc.), serviços jurídicos etc.

Afinal, o mercado de locação de imóveis é vantajoso para a minha imobiliária?

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Nossa experiência mostra que o mais difícil na gestão de carteira de locação é dispersar energia nas duas frentes: comercial e administrativo-financeiro.
Em consequência, isso acaba por funcionar como um bloqueio ao crescimento, que gera frustração e resultados financeiros muito aquém do potencial. Muitos que vislumbram crescer podem ficar perdidos sobre por onde começar.
Por ter um volume abaixo do esperado e estar diretamente ligados à operação, o custo real da locação pode estar alto e ainda oculto, considerando a remuneração dos diretores no tempo em que estão ‘presos’ solucionando problemas e deixando de fazer negócios.
Por exemplo: a armadilha mais comum é tirar tempo precioso do comercial, para primeiro estruturar as áreas internas. Logo, se para de captar imóveis e de fazer comercial para contratar pessoas, sistemas, comprar mobiliário, aumentar a área de escritórios, novos computadores e outras demandas.
Além de parar de trazer receitas novas, estão investindo. Neste cenário, muitas vezes a conta pode não estar fechando. Porém, isso não significa que a locação não seja um bom negócio.

Como contornar os problemas da imobiliária ao lidar com locação?

Em todos os setores econômicos, as empresas estão buscando produtos ou serviços que gerem receita recorrente. Isso é inerente ao que a área de locação oferece.
Além disso, diferentemente da área de venda de imóveis, que é mais ‘transacional’, a área de locação é mais ‘relacional’. Ela permite que as imobiliárias de fato tenham uma base de clientes atuais (locadores e locatários) e potenciais (fiadores, amigos e familiares dos locatários e locadores).
Proprietários de imóveis e inquilinos “mudam sempre de boné”: hora compram imóveis, hora vendem, hora alugam. É por isso que ser referência para essas pessoas em 100% de suas demandas por imóveis é um diferencial incrível que as imobiliárias podem ter.
Para tanto, os clientes precisam estar satisfeitos com os serviços prestados, tanto na fase comercial, quanto no decorrer do contrato de locação. Isso é um grande legado de uma boa gestão da carteira de locação, para a imobiliária crescer e prosperar de forma sustentada e contínua.

Existe solução definitiva para os problemas da gestão da carteira de locação?

Por outro lado, já sobre ficar preso na área administrativo-financeira, existe sim solução definitiva para isso. Entretanto, não vai ser nenhum sistema ou gestor com poderes especiais que fará isso. Não há solução mágica.
Afinal, existe a possibilidade de concentrar-se nos clientes, no comercial e em fazer negócios, delegando tarefas administrativas e adotando processos bem definidos. Isso simplifica e acelera a gestão da carteira de locação da sua imobiliária.
O Expert é um serviço completo que atua de forma humanizada visando simplificar a gestão da sua carteira de locação. Cuidamos de todos os processos burocráticos, garantindo a satisfação de seus clientes e permitindo que você tenha tempo para focar no crescimento e captação comercial da sua imobiliária.

  • Para saber mais entre em contato através do WhasApp: (31) 9 9946-4004

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